Un buen seguimiento de ventas no solo mejora tu tasa de cierre, sino que también te acerca más a tus usuarios, lo que te permite construir relaciones a largo plazo.
¿Qué es el seguimiento de ventas?
El seguimiento de ventas es una serie de acciones que los equipos comerciales realizan de manera estratégica para convertir un interesado en tu producto o servicio en un cliente.
Estas acciones pueden incluir mensajes de WhatsApp, correos electrónicos, llamadas telefónicas, o reuniones, y están diseñadas para responder a las inquietudes de los clientes, ofrecerles información adicional y mantenerlos interesados en el producto o servicio.
Este proceso es crucial para el éxito de las ventas, ya que la mayoría de las compras no ocurren en el primer contacto; requieren de varias interacciones y un nivel de confianza que se construye con el tiempo.
Importancia del seguimiento de ventas
La mayoría de los clientes no toman decisiones de compra de inmediato, especialmente en procesos de venta complejos o de alto valor, y es precisamente a través del seguimiento donde se mantiene vivo el interés del prospecto.
Este proceso asegura que el cliente reciba la información necesaria, resuelva sus dudas y construya una relación de confianza con la empresa, lo cual aumenta significativamente las probabilidades de conversión.
Sin un seguimiento adecuado, las oportunidades de venta suelen perderse, ya que el prospecto puede optar por un competidor o simplemente dejar de considerar la compra.
Además, al mantener un registro de cada interacción con el cliente, el equipo puede identificar en qué etapa del proceso de compra se encuentra cada prospecto y enfocar sus esfuerzos en aquellos que muestran mayor interés o disposición a comprar.
Qué necesitas para hacer un seguimiento de ventas
Para realizar un seguimiento de ventas efectivo, es crucial contar con información detallada y estructurada sobre cada prospecto.
Datos básicos
Primero, es esencial disponer de datos básicos de contacto, como el nombre, el correo electrónico, el número de WhatsApp y cualquier otra vía de comunicación preferida.
Datos contextuales
Es muy importante que definas qué rol tiene tu contacto, ¿es el champion?, es el maker decision?. Con esto entenderás, entre otras cosas, el nivel de poder de decisión que tiene tu contacto en la empresa y con eso deberás ajustar tu mensaje para concretar la venta.
Necesidad
Es crucial que puedas entender cuál es el problema que está buscando resolver tu prospecto. ¿Es algo que tu empresa resuelve? Se ajusta a tu solución?. Esto te permitirá determinar si es un prospecto calificado y lo más importante, lograrás entender el problema que genera no tener resuelto este problema y así definir un costo de inacción.
Urgencia
El problema es tan grande que no pueden pasar otra semana sin resolverlo? Este es otro dato que puede determinar qué tan calificado está tu prospecto, tiene urgencia y necesita resolverlo en la próxima semana.
Presupuesto
Asegúrate qué este prospecto cuenta con el presupuesto para tu solución. Esto lo puedes preguntar directamente en la primera llamada cuando te están contando acerca del problema que necesita ser resuelto, puede ser algo como ¿Tienen un presupuesto para este proyecto?
Cómo hacer un seguimiento de ventas
Para realizar un buen seguimiento de ventas que impulse las conversiones, es importante contar con una estructura clara que mantenga el interés del cliente y facilite el cierre. A continuación, te muestro un paso a paso:
Paso 1: Define un Plan de Seguimiento
Antes de iniciar, debes crear un plan de seguimientos que vaya alineado a tu proceso de ventas, o sea, si tu cierre se da en 2 semanas, entonces en esas 2 semanas cuántos puntos de contacto se debería tener, por qué es importante cada seguimiento, cuál es el objetivo de cada uno (por ejemplo, recordatorio, demostración de producto, llamada de solución de dudas).
Paso 2: Personaliza tu Seguimiento
Entre más personalizado hagas un seguimiento, aumenta la probabilidad de que tengas una buena respuesta de tu prospecto. Esto podrá variar de acuerdo a la etapa del proceso de ventas, entre sea en una etapa más avanzada del proceso, deberías contar con más información para personalizar tu seguimiento.
En el primer contacto de seguimiento, haz referencia a la última conversación o interacción. Si el cliente mostró interés en un producto o hizo preguntas específicas, empieza recordándole que tienes soluciones o respuestas a sus necesidades puntuales. La personalización muestra que el seguimiento no es un mensaje automatizado, sino un interés genuino en ayudar.
Paso 3: Proporciona Valor en Cada Interacción
El seguimiento no solo debe consistir en recordatorios para cerrar la venta. En cada interacción, ofrece valor al cliente, como enviarle información adicional sobre los beneficios del producto, casos de éxito relevantes o contenido educativo que ayude a resolver alguna inquietud. Esto refuerza la percepción de que tu empresa se preocupa por el cliente y no solo por venderle.
Paso 4: Utiliza Múltiples Canales de Comunicación
Diversifica los canales de seguimiento, según la preferencia del cliente y la etapa del proceso. Puedes usar llamadas telefónicas, correos electrónicos y/o WhatsApp. Asegúrate de que los mensajes sean consistentes y estén alineados con el tono y el enfoque que has manejado en interacciones previas.
Paso 5: Aprende e Itera tu Estrategia
Observa la respuesta de cada prospecto y adapta la frecuencia o el tipo de contenido en función de su comportamiento. Si un cliente muestra receptividad a cierto canal de comunicación (por ejemplo, WhatsApp), enfócate en esa vía.
Paso 6: Haz un Seguimiento de Agradecimiento
Independientemente del resultado final, una última interacción de agradecimiento es fundamental para mantener una buena relación. Si el cliente no compró en esta ocasión, una buena impresión facilita futuras oportunidades.
Siguiendo estos pasos, podrás construir relaciones sólidas con tus prospectos y cerrar más ventas de forma efectiva.
Canales para hacer seguimiento de ventas en LATAM
En 2025, los canales de comunicación más efectivos para el seguimiento de ventas en LATAM se caracterizan por su accesibilidad y alta tasa de respuesta. La preferencia de los usuarios por canales de comunicación directa y rápida ha sido clave en la evolución de las estrategias comerciales en esta región, donde la comunicación omnicanal y el enfoque móvil cobran cada vez más relevancia.
1. WhatsApp
WhatsApp es el canal de comunicación líder en LATAM y se ha consolidado como una herramienta clave para el seguimiento de ventas debido a su alto nivel de penetración y facilidad de uso.
Con WhatsApp, los representantes de ventas pueden realizar seguimientos personalizados mediante mensajes directos, mantener un contacto cercano con los clientes y ofrecer respuestas rápidas a sus consultas.
Además, WhatsApp Business API facilita el uso de automatizaciones para nutrir leads y ofrecer una experiencia de atención consistente, lo que mejora la tasa de conversión en cada etapa de ventas.
2. Correo Electrónico
El correo electrónico sigue siendo uno de los canales más efectivos, especialmente para el seguimiento en ventas B2B. A pesar del auge de otros canales, el correo electrónico se destaca por su formalidad y versatilidad, permitiendo enviar desde recordatorios hasta documentos adjuntos y ofertas detalladas.
Este canal es ideal para prospectos que requieren información más extensa o están en etapas avanzadas del proceso de compra. Además, herramientas de automatización permiten a los equipos de ventas programar secuencias de correos y realizar un seguimiento eficaz sin perder personalización.
3. Llamadas Telefónicas y Videollamadas
Las llamadas telefónicas y videollamadas son cruciales en LATAM, especialmente en etapas de cierre y seguimiento avanzado, donde la interacción directa permite resolver dudas y construir confianza.
Las videollamadas, en particular, ofrecen un toque personalizado y permiten presentaciones de producto o reuniones a distancia sin comprometer la calidad de la interacción. Además, el uso de herramientas de videoconferencia (como Zoom o Google Meet) se ha vuelto habitual, especialmente en el contexto de ventas B2B y servicios especializados.
4. Mensajes de Texto (SMS)
Aunque el SMS es un canal más tradicional, sigue siendo efectivo en LATAM, particularmente para recordatorios o seguimientos rápidos en ventas minoristas o ecommerce. Los SMS tienen una alta tasa de apertura y son ideales para confirmar citas, enviar alertas o realizar seguimientos simples sin saturar al cliente. En algunos casos, pueden integrarse con WhatsApp y correo para estrategias de contacto multicanal, mejorando la efectividad del seguimiento.
5. Redes Sociales (Mensajes Directos)
Las redes sociales, especialmente Facebook, Instagram y LinkedIn, son un canal alternativo relevante para el seguimiento de ventas, en especial con clientes que prefieren comunicarse a través de estos medios.
En el ámbito B2C, los mensajes directos en redes sociales permiten un contacto inmediato y efectivo, mientras que en el B2B, LinkedIn es ideal para prospectar y realizar seguimientos en ventas complejas.
Cada uno de estos canales aporta beneficios únicos para el seguimiento de ventas en LATAM. Aprovechar la combinación adecuada según las preferencias del cliente y el tipo de venta permitirá maximizar la efectividad del proceso, construir relaciones de confianza y cerrar ventas de forma ágil y eficiente.
Ejemplos de seguimientos de ventas
Aquí tienes seis ejemplos prácticos de seguimiento de ventas efectivos que ilustran distintas situaciones y canales en los que el seguimiento es clave para avanzar a una conversión exitosa.
1. Seguimiento por WhatsApp después de una Demostración del Producto
Tras realizar una demostración en vivo del producto, enviar un mensaje de WhatsApp personalizado en el que agradezcas la asistencia y resumas los puntos clave puede ser muy efectivo.
En este mensaje, puedes ofrecerte para resolver cualquier duda adicional e incluir un enlace de calendly para agendar una llamada de cierre o aclaración.
2. Llamada Telefónica para Resolver Objeciones después de una Propuesta
Para presentar una propuesta detallada, te recomendamos una llamada telefónica para abordar cualquier objeción o duda. Durante la llamada, asegúrate de preguntar si hay aspectos del servicio o producto que les preocupe o si necesita aclaración adicional.
Escuchar y resolver objeciones de manera activa muestra interés genuino y aumenta las posibilidades de cerrar la venta. Es un paso clave en ventas de ciclo largo o ventas B2B donde el cliente necesita convencerse antes de tomar una decisión.
3. WhatsApp para Confirmar una Cita
Un mensaje de WhatsApp es muy útil para recordar y/o confirmar citas o reuniones. Envía un mensaje breve el día anterior a la cita programada, recordando al prospecto la hora y el lugar, y ofrece la opción de reagendar en caso necesario.
Este seguimiento sencillo y eficiente reduce las probabilidades de ausencias y demuestra profesionalismo, lo cual contribuye a mejorar la experiencia del cliente desde el inicio.
4. Correo Electrónico con un Caso de Éxito o Testimonial
Cuando un lead está en la fase de consideración, enviar un correo con un caso de éxito o testimonio relevante es una forma de seguimiento que refuerza la credibilidad de la solución que ofreces.
Asegúrate de elegir un caso de éxito que sea relevante para el sector o el problema específico del prospecto, de forma que se sienta identificado con el resultado que ofreces.
5. Seguimiento en LinkedIn después de una Primera Reunión
Tras una reunión inicial con un prospecto B2B, conectar con ellos en LinkedIn y enviarles un mensaje breve de agradecimiento es una excelente manera de mantenerse en su radar. En este mensaje, puedes compartir un recurso útil o artículo de tu blog relacionado con sus necesidades.
Este seguimiento menos formal permite construir una relación a largo plazo y puede facilitar futuros contactos o la toma de decisiones.
Cada uno de estos ejemplos de seguimiento de ventas está diseñado para mantener el contacto con el prospecto de manera estratégica, proporcionando información oportuna y personalizada que contribuya a construir una relación de confianza y acelerar el proceso de cierre.
Plantillas
Aquí tienes seis plantillas prácticas que puedes ajustar para enviar a tus leads B2B por WhatsApp o correo electrónico. Estas plantillas están diseñadas para distintos puntos del proceso de seguimiento y se pueden adaptar según las necesidades de tu negocio.
1. Confirmación de Cita/Demo/Llamada
Mensaje:
¡Hola, [Nombre del Prospecto]!
Recuerda que nuestra reunión está programada para [Mañana / Fecha y Hora]. Revisaremos cómo [Nombre de tu Producto/Servicio] puede ayudar a [Problema del Cliente].
Te dejo abajo en enlace a nuestra llamada o si necesitas re-agendar.
¡Gracias y nos vemos pronto!
2. Seguimiento Inmediato Después de la Demo
Mensaje:
¡Hola, [Nombre del Prospecto]! Fue un gusto compartir hoy cómo [Nombre de tu Producto/Servicio] puede beneficiar a [Nombre de la Empresa del Prospecto].
Recapitulando, estas son las áreas donde podemos apoyar: [mencionar 2-3 puntos clave discutidos en la demo].
No dudes en contactarme si tienes alguna pregunta adicional o si quieres agendar una llamada rápida para resolver dudas.
¡Espero tus comentarios!
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3. Seguimiento en etapa de consideración
Mensaje:
¡Hola, [Nombre del Prospecto]!
Quería compartir contigo un caso de éxito que puede interesarte. [Cliente Similar] en [Industria Similar] utilizó [Producto/Servicio] y logró [beneficio logrado, como aumentar su productividad en un X% o reducir costos en Y%].
Aquí tienes un enlace con más detalles sobre el caso de éxito: [Enlace al Caso de Éxito]
Si quieres saber cómo podríamos replicar estos resultados en tu empresa, no dudes en contactarme. ¡Quedo atento a tus comentarios!
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4. Seguimiento cerca de fecha aproximada de cierre
Mensaje:
¡Hola, [Nombre del Prospecto]!
Recuerdo que me comentaste que la [Fecha: ej próxima semana] necesitan empezar a implementar [Producto/Servicio] para lograr [Lo que lograrán con tu Producto/Servicio] en [tiempo aproximado de lograr el objetivo].
Con el fin de ayudarte a lograr los objetivos, te comparto una propuesta de implementación con fechas estimadas de cada una de las etapas del proyecto.
Si quieres saber cómo podríamos ejecutar la implementación basados en nuestra propuesta, no dudes en contactarme. ¡Quedo atento a tus comentarios!
5. Seguimiento para reabrir una oportunidad de cierre.
Mensaje:
¡Hola, [Nombre del Prospecto]!
Hablamos hace [tiempo desde el último contacto] con el fin de [Solución propuesta] que les permita [Objetivos que querían lograr].
Sé que en ese momento no era el adecuado para hacer esta implementación. ¿Crees que podemos ahora retomar esta conversación?
Quedo atento a tu respuesta,
6. Seguimiento final después de no respuesta
Mensaje:
¡Hola, [Nombre del Prospecto]!
He intentado ponerme en contacto contigo en varias ocasiones pero no he tenido respuesta.
- No es [Solución] relevante en este momento para [Empresa].
- Cambiaron las prioridades y es algo que vas a retomar en el futuro.
Avísame si es por alguna de estas razones para no molestarte más.
Quedo atento,
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Cada plantilla puede personalizarse con detalles específicos de la empresa y el contexto del lead para lograr un seguimiento efectivo y profesional. Estos mensajes no solo te ayudan a mantener la relación activa, sino que también mejoran las tasas de respuesta y la probabilidad de conversión.
Por qué WhatsApp en el seguimiento de ventas
WhatsApp permite a los equipos de ventas conectar con sus prospectos y clientes de manera directa y personalizada, facilitando una interacción rápida y accesible desde cualquier dispositivo móvil.
Su función de "doble check" y el estado de los mensajes (enviados, recibidos y leídos) también dan a los equipos comerciales una mejor visibilidad sobre el seguimiento, permitiéndoles saber si el mensaje ha llegado y si fue visto.
Gracias a estas características, WhatsApp se ha convertido en un canal estratégico para mejorar el nivel de atención al cliente y aumentar las tasas de respuesta y conversión en los procesos de venta.
WhatsApp dispone de diferentes soluciones para equipos comerciales de acuerdo a sus necesidades y cantidad de agentes.
WhatsApp Business
Si tu empresa tiene un equipo de menos de 3 personas y además procesan menos de 200/300 prospectos quizá WhatsApp Business sea una muy buena opción para ti.
WhatsApp Business te va a permitir tener abierta una misma cuenta hasta en 4 dispositivos, y vas a poder utilizar las etiquetas para organizar las conversaciones de acuerdo a la etapa de cada cliente.
Así podrás hacer el seguimiento de ventas con respuestas rápidas que puedes guardar y que podrás modificar a la hora de realizar con cada cliente.
WhatsApp Business API
Si tu empresa tiene un equipo comercial de más de 4 personas con más de 900 prospectos cada mes, quizá una solución que use el API de WhatsApp como Hilos sea mucho mejor para ti, porque vas a poder gestionar el equipo, tener reportes de tiempos, reglas de asignación y muchas otras cosas que va a permitir hacer una gestión más eficiente de todos los seguimientos.
Además te permitirá enviar la información más relevante al CRM para tener un seguimiento de las actividades que se están realizando con cada uno de nuestros clientes.
Automatización de los seguimientos de ventas
Al automatizar el seguimiento, las empresas pueden enviar recordatorios, mensajes personalizados y contenido relevante en momentos clave del proceso de compra, sin la necesidad de intervención manual para cada mensaje.
Para automatizar el seguimiento de ventas, se pueden utilizar herramientas de CRM y software de automatización que integren diferentes canales de comunicación, como correo electrónico y WhatsApp.
Por ejemplo, se pueden programar secuencias automáticas para enviar mensajes tras una descarga de contenido, una demostración de producto o una consulta inicial. Estas secuencias pueden incluir recordatorios y contenido personalizado basado en el comportamiento e interés del prospecto.
Conclusión
En conclusión, el seguimiento de ventas es un componente esencial del proceso comercial que no solo potencia las tasas de conversión, sino que también fortalece la relación entre la empresa y sus clientes potenciales.
Empieza a aplicar las sugerencias en tu equipo comercial para el seguimiento de ventas y mide los resultados para mejorar tu tasa de cierres.
